Авансовый отчет

Авансовый отчет – относящийся к первичному учету документ, к которому прилагаются оправдательные документы, чтобы подтвердить, что подотчетные суммы, выданные авансом, были расходованы на определенные нужды. В подотчет нередко выдаются деньги для оплаты оказанных услуг, выполненных работ, на представительские цели, для хозяйственных и предстоящих командировочных расходов, а также прочие хозяйственно-операционные цели.

Деньги в подотчет на практике нередко выдаются практически всем сотрудниками подряд, однако опытные бухгалтера таким образом не поступают. Только руководитель устанавливает порядок выдачи наличных денег в компании, а также список целей, сроков и подотчетных лиц. Утверждается это в приказах, Положениях или Учетной политике. Договора материальной ответственности при этом заключаются со всеми лицами, входящими в подотчетных список. По итогам расходования составляется авансовый отчет. У подотчетных лиц нахождение денег должно быть обоснованным, не слишком длинным, поскольку иначе это при проверках может быть расценено в качестве дохода сотрудника. Доход, естественно, должен облагаться всеми установленными налогами, точно так же, как и обычная заработная плата. С зарплаты удержанием неизрасходованная сумма аванса должна быть удержана предприятием, возражений от сотрудника поступать не должно. Если в дальнейшем оказывается, что сумму вернуть невозможно, от бухгалтера требуется обложить сумму налогами, так же, как и зарплату, включив ее в доход сотрудника.

Соответствующая документация должно подтверждать в обязательном порядке все расходы сумм, выданных авансом. Причем выписываться эти документы должны на организацию, то есть юридическое лицо, которое оплачивает счета или осуществляет покупки. Подотчетным лицам это обязательно нужно разъяснять, поскольку документы нередко они приносят неправильные – оформленные на них, то есть на частное лицо. Причем подобные отчеты некоторые неопытные бухгалтера принимают.  

Дополнительные расходы, которые понесло по тем или иным причинам подотчетное лицо, могут быть возмещены по решению руководителя. Но при этом их необходимо включить в налогооблагаемый доход сотрудника. Чаще всего подобным образом возмещаются дополнительные командировочные расходы – отдых, телефон, такси и тому подобное, а также суточные, получившиеся сверх изначально заложенного норматива.